Hausverkauf Unterlagen: Checkliste 2026 mit Kosten & Fristen

Das Wichtigste in Kürze

• Nur zwei Unterlagenpflichten sind bußgeldbewehrt: der Energieausweis (Vorlage spätestens bei der Besichtigung, Übergabe nach Vertragsschluss, § 80 Abs. 4 GModG) und die Pflichtangaben in der Immobilienanzeige (§ 87 Abs. 1 GModG). Beide Verstöße kosten nach § 108 GModG bis zu 10.000 € Geldbuße. Alles andere ist keine Rechtspflicht, sondern Verhandlungsmasse.
• Der Grundbuchauszug kostet 5 bis 20 €, bundeseinheitlich: 10,00 € als einfacher Papierausdruck, 20,00 € beglaubigt, 5,00 € als unbeglaubigte elektronische Datei (KV Nr. 17000 bis 17003 GNotKG). Eine Dokumentenpauschale kommt nicht dazu.
• Der teuerste Einzelposten ist selten ein Dokument, sondern eine Vermessung: Für eine durchschnittliche Teilungsvermessung beim Teilflächenverkauf nennt das Landesserviceportal Rheinland-Pfalz rund 4.200 €. Ein Bedarfsenergieausweis liegt marktüblich bei 300 bis 800 €.
• Die einzige harte Wartezeit im Verkauf ist das gemeindliche Vorkaufsrecht: Die Gemeinde kann es binnen drei Monaten nach Mitteilung des Kaufvertrags ausüben (§ 28 Abs. 2 BauGB). Bis das Negativzeugnis vorliegt, wird der Kaufpreis in aller Regel nicht fällig.
• Bei der Eigentumswohnung hängt die Wirksamkeit am Verwalter: Enthält die Teilungserklärung eine Veräußerungsbeschränkung, sind Verkauf und Kaufvertrag ohne dessen Zustimmung unwirksam (§ 12 Abs. 1 bis 3 WEG).
• Unterlagen bereitstellen ist nicht dasselbe wie aufklären: Nach BGH V ZR 77/22 erfüllt ein Datenraum die Aufklärungspflicht nur, wenn der Verkäufer berechtigterweise erwarten darf, dass der Käufer den offenbarungspflichtigen Umstand dort auch findet.

Die meisten Unterlagenlisten im Netz sind Aufzählungen ohne Preisschild und ohne Rangfolge. Sie beantworten nicht die zwei Fragen, an denen ein Verkauf tatsächlich hängt: Welches Blatt Papier muss vorliegen, weil das Gesetz es verlangt, und welches muss vorliegen, weil sonst die Bank des Käufers oder der Notar blockiert. Dieser Artikel sortiert die Dokumente nach Objektart und nach Phase, nennt zu jedem die ausstellende Stelle, die Rechtsgrundlage und die belegbaren Gebühren und sagt bei jedem Posten, was passiert, wenn er fehlt.

Nicht behandelt, weil an anderer Stelle im Detail: der Grundbuchauszug mit seinen drei Abteilungen und dem berechtigten Interesse nach § 12 GBO, die Energieausweis-Pflicht beim Hausverkauf samt Preiswirkung, die Kosten und Beantragung des Energieausweises sowie die Wohnflächenberechnung. Hier steht jeweils nur die Zeile in der Checkliste.

Die Kernliste: jedes Dokument mit Stelle, Rechtsgrundlage und Kosten

Das ist die Referenztabelle. Die Spalte „Pflicht" unterscheidet drei Stufen: Gesetz heißt, dass eine Norm die Unterlage verlangt (bußgeldbewehrt sind davon nur Energieausweis und Pflichtangaben im Inserat), Fälligkeit heißt, dass ohne dieses Papier der Kaufpreis üblicherweise nicht fällig wird, Praxis heißt, dass Käufer und Banken es verlangen, ohne dass eine Norm es vorschreibt.

Die Gebühren für Katasterauszüge sind Landesrecht. Belegbar ist die brandenburgische Vermessungsgebührenordnung (Tarifstellen 2.1.1 bis 2.1.5 und 2.2): Liegenschaftskarte bis DIN A3 22,00 €, größer bis DIN A0 44,00 €, Flurstücksnachweis, Flurstücks- und Eigentümernachweis sowie Grundstücksnachweis je 11,00 €, bei gleichzeitig beantragten Mehrausfertigungen nur 25 Prozent der Gebühr. Andere Länder rechnen anders. Fragen Sie beim örtlichen Vermessungs- und Katasteramt nach, statt eine bundesweite Zahl zu unterstellen. Dasselbe gilt für die Auskunft aus dem Baulastenverzeichnis und für Kopien aus der Bauakte: beides ist gebührenpflichtig, die Sätze stehen in kommunalen Satzungen.

Pflicht oder Kür: was das Gesetz beim Verkauf wirklich verlangt

Fast jede Checkliste behandelt zwanzig Dokumente gleichrangig. Rechtlich stimmt das nicht. Der Gesetzgeber hat beim Immobilienverkauf genau einen Unterlagenkomplex mit einer Sanktion versehen, und das ist der Energieausweis samt Anzeigenangaben.

Der Energieausweis: vier Pflichten auf einen Blick

§ 80 GModG staffelt die Pflicht in vier Stufen, die ersten drei in Absatz 4. Erstens: Bei einer Besichtigung ist der Ausweis oder eine Kopie dem Kaufinteressenten unaufgefordert vorzulegen. Ein deutlich sichtbarer Aushang oder das Auslegen während der Besichtigung genügt ebenfalls. Zweitens: Findet keine Besichtigung statt, ist er unverzüglich vorzulegen, spätestens auf Aufforderung des Interessenten. Drittens: Unverzüglich nach Abschluss des Kaufvertrags ist dem Käufer der Ausweis oder eine Kopie zu übergeben. Vorlegen und Übergeben sind zwei verschiedene Handlungen, und wer nur vorlegt, hat die zweite Pflicht nicht erfüllt. Viertens: Liegt kein gültiger Ausweis vor, ist nach § 80 Abs. 3 Satz 1 GModG einer auszustellen. Für Vermietung, Verpachtung und Leasing gilt dasselbe (§ 80 Abs. 5).

Zwei Details, die regelmäßig übersehen werden. Ein Energieausweis wird nach § 79 Abs. 3 GModG für zehn Jahre ausgestellt, danach ist er ungültig. Und bei Wohngebäuden mit weniger als fünf Wohnungen, deren Bauantrag vor dem 1. November 1977 gestellt wurde, ist zwingend ein Bedarfsausweis auszustellen (§ 80 Abs. 3 Satz 2 GModG). Die Ausnahme greift nur, wenn das Gebäude schon bei Baufertigstellung das Niveau der Wärmeschutzverordnung vom 11. August 1977 erfüllte oder später darauf gebracht wurde. Der günstige Verbrauchsausweis unter 100 € ist beim typischen Altbau also gar nicht zulässig; einzuplanen sind die 300 bis 800 € für den Bedarfsausweis.

Zwei Ausnahmen bestehen derzeit, und sie sind unterschiedlich weit. Ein kleines Gebäude, also eines mit nicht mehr als 50 m² Nutzfläche (§ 3 Abs. 1 Nr. 17 GModG), ist vom gesamten Energieausweis-Abschnitt ausgenommen. Beim Baudenkmal greift die Ausnahme enger: Nach § 79 Abs. 4 Satz 2 GModG ist auf ein Baudenkmal nur § 80 Abs. 3 bis 7 nicht anzuwenden, was aber genau die Pflichten zu Ausstellung, Vorlage und Übergabe erfasst. Diese Denkmal-Ausnahme fällt zum 1. Januar 2027 weg. Die ab dann geltende Fassung des § 79 Abs. 4, eingeführt durch Artikel 2 Nr. 31 Buchstabe c des GModG, nimmt nur noch Gebäude aus, die der Landes- und Bündnisverteidigung dienen, sowie kleine Gebäude; Artikel 2 tritt nach Artikel 9 Abs. 2 desselben Gesetzes am 1. Januar 2027 in Kraft. Wer ein Baudenkmal 2027 oder später verkauft, braucht einen Energieausweis.

Die Pflichtangaben im Inserat

Liegt ein Energieausweis vor, gehören nach § 87 Abs. 1 GModG in jede kommerzielle Immobilienanzeige: die Art des Ausweises (Bedarf oder Verbrauch), der Wert des Endenergiebedarfs beziehungsweise -verbrauchs, die wesentlichen Energieträger der Heizung und bei Wohngebäuden zusätzlich Baujahr und Energieeffizienzklasse. Verantwortlich sind Verkäufer, Vermieter, Verpächter, Leasinggeber oder der eingeschaltete Makler.

Zum 1. Januar 2027 ändert sich diese Liste. Artikel 2 Nr. 34 des GModG ersetzt § 87 durch eine Fassung, die dann verlangt: ob der Ausweis nach § 81 oder § 82 ausgestellt wurde, das Ausstellungsdatum, den Jahres-Primärenergiebedarf in Kilowattstunden pro Jahr und Quadratmeter Nutzfläche, die Energieeffizienzklasse, das Baujahr des Gebäudes und die wesentlichen Energieträger für die Heizung. Der bisherige Endenergiewert weicht damit dem Primärenergiewert, und die Angaben sind künftig in einer einzigen Liste ohne Sonderregel für Nichtwohngebäude zusammengefasst. Wer eine Anzeige über den Jahreswechsel laufen lässt, muss sie zum 1. Januar 2027 umstellen.

Der Bußgeldrahmen

Verstöße gegen die Übergabepflicht nach § 80 Abs. 1 Satz 2 (Nr. 17), gegen die Vorlagepflicht beim Verkauf nach § 80 Abs. 4 Satz 1 und 4 (Nr. 18), gegen die Übergabepflicht nach § 80 Abs. 4 Satz 5 (Nr. 19) und gegen die Pflichtangaben nach § 87 Abs. 1 (Nr. 21) sind nach § 108 Abs. 1 in Verbindung mit Abs. 2 Nr. 2 GModG mit einer Geldbuße bis zehntausend Euro bedroht. Das ist der einzige Betrag in diesem Artikel, den Sie durch bloße Nachlässigkeit auslösen können.

Was keine Rechtspflicht ist und trotzdem den Verkauf entscheidet

Alle übrigen Dokumente stehen in keinem Katalog. Ihre Bedeutung ergibt sich aus zwei anderen Mechanismen: aus der Aufklärungspflicht gegenüber dem Käufer und aus den Fälligkeitsvoraussetzungen im Kaufvertrag. Zur Aufklärungspflicht hat der Bundesgerichtshof 2023 einen Satz formuliert, der die gängige Datenraum-Praxis relativiert: Der Verkäufer erfüllt seine Pflicht durch Einstellen von Unterlagen nur, wenn er berechtigterweise erwarten kann, dass der Käufer den offenbarungspflichtigen Umstand dort auch findet (V ZR 77/22). Ein Ordner mit achtzig Dateien ersetzt den aktiven Hinweis nicht. Wer einen Wasserschaden, eine Baulast oder einen anstehenden Sonderumlagebeschluss kennt, muss darauf zeigen, nicht nur ablegen.

Die Unterlagen nach Objektart

Einfamilienhaus und Reihenhaus

Der Grundstock: Grundbuchauszug, Flurkarte und Flurstücksnachweis, vollständige Bauzeichnungen mit Grundrissen, Schnitten und Ansichten, Baugenehmigung, Baubeschreibung, Wohnflächenberechnung, Energieausweis, Gebäudeversicherungspolice, Grundsteuerbescheid und die Nachweise über Modernisierungen der letzten Jahre. Dazu die Auskunft aus dem Baulastenverzeichnis.

Die Baulast ist der am häufigsten unterschätzte Posten, weil sie nie im Grundbuch steht. Sie wird mit der Eintragung in das Baulastenverzeichnis wirksam und wirkt auch gegenüber Rechtsnachfolgern, also gegenüber Ihrem Käufer (beispielhaft § 83 Abs. 1 Satz 2 SächsBO). Das Institut existiert in 15 von 16 Bundesländern; Bayern kennt die Baulast nicht und arbeitet stattdessen mit Grunddienstbarkeiten in Abteilung II des Grundbuchs oder mit einer schriftlichen Nachbarzustimmung gegenüber der Bauaufsichtsbehörde. Die verbreitete Behauptung, auch Brandenburg führe kein Baulastenverzeichnis, ist falsch: § 84 BbgBO regelt Baulast und Verzeichnis vollständig. Die Einsicht setzt nach § 84 Abs. 5 BbgBO die Darlegung eines berechtigten Interesses voraus; davon befreit sind nur Notare sowie öffentlich bestellte Vermessungsingenieure. Als Eigentümer können Sie die Auskunft jederzeit selbst beantragen, Ihr Kaufinteressent in der Regel nicht. Was eine eingetragene Baulast wirtschaftlich bedeutet, steht unter Wegerecht und Baulast als Wertminderung.

Eigentumswohnung

Zusätzlich zum Grundstock kommen sechs WEG-Dokumente hinzu, und sie sind keine Formalie, sondern der Kern der Kaufentscheidung.

Die Beschluss-Sammlung ist das Dokument, das Verkäufer am seltensten liefern und Käufer am gründlichsten lesen. Sie enthält fortlaufend nummeriert alle seit dem 1. Juli 2007 verkündeten Beschlüsse und Urteilsformeln. Einsicht ist auf Verlangen einem Wohnungseigentümer oder einem von ihm ermächtigten Dritten zu geben (§ 24 Abs. 7 Satz 8 WEG). Sie können Ihren Kaufinteressenten also ausdrücklich ermächtigen, statt ihn auf den Verwalter zu verweisen, dem gegenüber er ohne Ermächtigung keinen eigenen Anspruch hat.

Die Kennzahl, nach der Interessenten und Banken zuerst fragen, ist der Stand der Erhaltungsrücklage; ihre Ansammlung gehört nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Sie steht im Vermögensbericht. Und der kritischste Punkt ist § 12 WEG: Enthält die Teilungserklärung eine Veräußerungsbeschränkung, ist die Zustimmung des Verwalters oder Dritter erforderlich, und ohne sie sind sowohl die Veräußerung als auch das Verpflichtungsgeschäft unwirksam. Versagt werden darf sie nur aus wichtigem Grund. Prüfen Sie diesen Punkt, bevor Sie inserieren, nicht erst beim Notar.

Unbebautes Grundstück

Hier fällt der Energieausweis weg, denn er wird nach § 80 Abs. 3 Satz 1 GModG beim Verkauf eines bebauten Grundstücks oder von Wohnungs- und Teileigentum verlangt. Dafür rücken andere Papiere in den Vordergrund: Flurkarte und Flurstücksnachweis, Auskunft über den Bebauungsplan und die Erschließung, Erschließungsbeitragsbescheide oder eine Freistellungsbescheinigung, Altlastenauskunft, Baulastenauskunft und die Bodenrichtwertauskunft nach § 196 BauGB, die jedermann erhält. Ein Verkehrswertgutachten des Gutachterausschusses können Sie als Eigentümer beantragen (§ 193 Abs. 1 BauGB); Einzeldaten aus der Kaufpreissammlung gibt es dagegen nur bei berechtigtem Interesse (§ 195 Abs. 3 BauGB).

Wenn Sie nur eine Teilfläche verkaufen, brauchen Sie eine amtliche Teilungsvermessung. Das Landesserviceportal Rheinland-Pfalz nennt dafür rund 4.200 € für eine durchschnittliche Teilungsvermessung. Das ist der mit Abstand größte Beschaffungsposten und zugleich der einzige, der den Zeitplan um Monate verschieben kann.

Vermietete Immobilie

Mietverträge, sämtliche Nachträge, Mieterhöhungsschreiben, Kautionsnachweise, Betriebskostenabrechnungen der letzten drei Jahre und eine aktuelle Mieterliste gehören vollständig in die Mappe, und zwar aus einem konkreten Haftungsgrund. Nach § 566 BGB tritt der Erwerber in die Rechte und Pflichten aus dem Mietverhältnis ein. Solange Sie dem Mieter den Eigentumsübergang nicht mitgeteilt haben, haften Sie weiter wie ein Bürge, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat. Wer unvollständige Mietunterlagen übergibt, verkauft nicht nur schlechter, er behält ein Risiko.

Der zweite Punkt ist das Mietervorkaufsrecht. Wurde die vermietete Wohnung nach dem Einzug des Mieters in Wohnungseigentum umgewandelt, steht dem Mieter nach § 577 BGB ein Vorkaufsrecht zu, und die Mitteilung über den Kaufvertrag ist mit der Belehrung über dieses Recht zu verbinden. Ausgenommen ist nur der Verkauf an Familien- oder Haushaltsangehörige. Abweichende Vereinbarungen zulasten des Mieters sind unwirksam. Ausgeübt werden kann das Vorkaufsrecht bei Grundstücken nur bis zum Ablauf von zwei Monaten nach Empfang der Mitteilung (§ 469 Abs. 2 BGB). Die Einzelheiten stehen unter Vorkaufsrecht des Mieters beim Hausverkauf.

Die Unterlagen nach Phase

Phase 1: für das Exposé

Nötig sind Wohn- und Nutzfläche, Grundstücksgröße, Baujahr, Grundrisse, Fotos und die Energieausweisdaten. Die Flächenangabe ist dabei heikler, als sie aussieht: Für selbst genutzte Wohnhäuser gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Berechnungsformel. Die Wohnflächenverordnung gilt unmittelbar nur für Berechnungen nach dem Wohnraumförderungsgesetz (§ 1 Abs. 1 WoFlV), ist in der Praxis aber der übliche Maßstab. Ihre Zahl im Exposé ist damit begründungspflichtig, nicht amtlich. Wie wenig eine bloße Exposé-Angabe trägt, zeigt BGH V ZR 78/14 vom 6. November 2015: Eine Beschreibung von Eigenschaften eines Grundstücks oder Gebäudes vor Vertragsschluss, die in der notariellen Urkunde keinen Niederschlag findet, führt in aller Regel nicht zu einer Beschaffenheitsvereinbarung (entschieden zu § 434 Abs. 1 Satz 1 BGB in der bis Ende 2021 geltenden Fassung). Von der Aufklärungspflicht befreit Sie das nicht: Wer eine Flächenabweichung kennt und verschweigt, haftet weiterhin. Legen Sie deshalb offen, nach welcher Methode gerechnet wurde. Wie das geht, steht unter Wohnfläche berechnen beim Hausverkauf.

Phase 2: für die Besichtigung

Ab hier gilt die Vorlagepflicht für den Energieausweis. Praktisch sinnvoll ist es, zusätzlich Baupläne, Wohnflächenberechnung, Modernisierungsnachweise, Grundsteuerbescheid und Betriebskostenaufstellung bereitzulegen. Bei der Eigentumswohnung gehören Teilungserklärung, die letzten drei Jahresabrechnungen und der Vermögensbericht dazu. Bei vermieteten Objekten die Mieterliste mit Nettokaltmieten. Und dann der Punkt aus dem BGH-Urteil: Weisen Sie aktiv auf bekannte Mängel hin, statt sie im Stapel zu vergraben.

Phase 3: für die Bank des Käufers

Es gibt keine Rechtsnorm, die der Bank eine Unterlagenliste vorschreibt. Ableiten lässt sie sich aber aus der Beleihungswertermittlungsverordnung. Nach § 5 BelWertV ist das Objekt zu besichtigen, und das Gutachten muss rechtliche und tatsächliche Objekteigenschaften, Nutzungsbeschränkungen, Dienstbarkeiten und sonstige Beschränkungen berücksichtigen. Genau daraus folgt, was Banken in der Praxis anfordern: aktueller Grundbuchauszug, Flurkarte, Baupläne, Wohn- und Nutzflächenberechnung, Fotos, Energieausweis, bei Vermietung die Mietaufstellung, bei Wohnungen Teilungserklärung und Jahresabrechnungen.

Ein Detail, das den Aufwand halbieren kann: Liegt der abzusichernde Darlehensbetrag einschließlich aller Vorlasten bei wohnwirtschaftlich genutzten Objekten im Inland nicht über 600.000 €, genügt nach § 24 BelWertV eine vereinfachte Wertermittlung ohne förmliches Gutachten. Auf die Innenbesichtigung kann in diesen Fällen verzichtet werden, wenn dem Wertermittler die wesentlichen Bewertungsparameter hinreichend bekannt sind und die Immobilie innerhalb der letzten zehn Jahre fertiggestellt wurde oder ein Abschlag von mindestens 10 Prozent vorgenommen wird; bei einer Ansicht per Videoübertragung sind es mindestens 5 Prozent. Unterhalb dieser Schwelle wird die Bank meist mit dem Standardsatz an Unterlagen zufrieden sein, darüber kommt der Gutachter ins Haus.

Phase 4: für den Notar

Der Notar braucht weniger, als die meisten annehmen, aber das Fehlende bremst zuverlässig. Zwingend sind nach § 20 Abs. 1 GrEStG für die Anzeige an das Finanzamt: Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum und die steuerliche Identifikationsnummer von Veräußerer und Erwerber, dazu die Bezeichnung des Grundstücks nach Grundbuch und Kataster, Größe, Bebauungsart, Anteile und Kaufpreis. Hinzu kommen der aktuelle Grundbuchinhalt, bei Wohnungen Teilungserklärung und Verwalterzustimmung, im Erbfall der Erbnachweis und die Angaben zu bestehenden Grundpfandrechten samt Kontaktdaten der Gläubigerbanken für die Lastenfreistellung.

Dazu ein Punkt, der seit der Geldwäscherechtsreform gilt: Nach § 16a GwG darf die Gegenleistung beim Immobilienkauf nicht in Bargeld, Kryptowerten, Gold, Platin oder Edelsteinen erbracht werden. Die Beteiligten müssen dem Notar die anderweitige Erbringung nachweisen, insbesondere durch Zahlungsbestätigungen der beteiligten Kreditinstitute, und der Notar darf den Eintragungsantrag erst stellen, wenn die Nachweise schlüssig sind. Keine Nachweispflicht besteht bei einer Gegenleistung bis 10.000 € oder bei Zahlung über Notaranderkonto. Was im Vertrag selbst steht, erklärt Kaufvertrag Haus: Inhalt prüfen, den Ablauf des Termins Notartermin beim Hausverkauf.

Wie lange die Beschaffung dauert

Eine ehrliche Antwort zuerst: Für die Bearbeitungszeiten von Grundbuchamt, Katasteramt, Bauaufsicht und Gemeinde gibt es keine belastbare bundesweite Statistik. Jede Tabelle mit Tagesangaben im Netz ist geschätzt. Belastbar sind nur zwei gesetzliche Fristen, und beide liegen nicht am Anfang, sondern am Ende des Verkaufs.

Alles andere ist Erfahrungswert und hängt vom jeweiligen Amt ab. Praktisch bedeutet das: Beginnen Sie mit den Dokumenten, die von Dritten kommen, also Katasterauszug, Bauakteneinsicht, Baulastenauskunft, Energieausweis und bei Wohnungen die Verwalterunterlagen. Was Sie selbst im Ordner haben, ist in einer Stunde sortiert.

Die Zwei-Wochen-Regel des Beurkundungsgesetzes verdient dabei besondere Aufmerksamkeit. Ist ein Verbraucher beteiligt, soll ihm der beabsichtigte Vertragstext im Regelfall zwei Wochen vor der Beurkundung zur Verfügung stehen; wird die Frist unterschritten, sollen die Gründe in der Niederschrift angegeben werden (§ 17 Abs. 2a BeurkG). Fehlt eine Unterlage, kann der Notar den Entwurf nicht abschließen, und die Zwei-Wochen-Uhr startet später. Eine fehlende Verwalterzustimmung kostet Sie damit nicht drei Tage, sondern drei Wochen.

Was passiert, wenn ein Dokument fehlt

Fehlende Unterlagen wirken an drei Stellen, und keine davon ist ein Bußgeld.

Die Bank des Käufers verzögert oder lehnt ab. Da der Gutachter nach § 5 BelWertV rechtliche und tatsächliche Objekteigenschaften, Dienstbarkeiten und Nutzungsbeschränkungen berücksichtigen muss, kann er ohne Grundbuchauszug, Flurkarte und Flächenberechnung schlicht nicht arbeiten. Die Finanzierungszusage verschiebt sich, und der Käufer springt im schlechtesten Fall ab. Bei Wohnungen fällt die Bank zusätzlich über fehlende Jahresabrechnungen und einen dünnen Vermögensbericht, weil sich daraus der Stand der Erhaltungsrücklage nicht ablesen lässt.

Der Kaufpreis wird nicht fällig. Kaufverträge machen die Fälligkeit typischerweise von einer Kette von Voraussetzungen abhängig: eingetragene Auflassungsvormerkung, vorliegende Lastenfreistellungsunterlagen der Gläubigerbanken, Negativzeugnis der Gemeinde zum Vorkaufsrecht, bei Wohnungen die Verwalterzustimmung nach § 12 WEG und im Sanierungsgebiet die Genehmigung nach § 144 BauGB. Das ist notarielle Vertragspraxis, keine gesetzliche Liste, aber jeder einzelne Baustein hat seine eigene Rechtsgrundlage. Der stillste Bremsklotz ist dabei das gemeindliche Vorkaufsrecht: Sie müssen der Gemeinde den Kaufvertrag unverzüglich mitteilen, und sie kann binnen drei Monaten ausüben. Erst das Negativzeugnis nach § 28 Abs. 1 Satz 3 BauGB schafft Klarheit.

Im Sanierungsgebiet steht der Verkauf still. Liegt Ihr Grundstück in einem förmlich festgelegten Sanierungsgebiet, ist nach § 144 Abs. 2 BauGB bereits die rechtsgeschäftliche Veräußerung genehmigungspflichtig, ebenso Belastungen, schuldrechtliche Verträge darüber, die Begründung, Änderung oder Aufhebung von Baulasten und Grundstücksteilungen. Prüfen Sie diesen Punkt vor der Vermarktung bei der Gemeinde, denn er ist im Grundbuch nicht immer offensichtlich.

Drei Sonderfälle, die die Standardliste sprengen

Geerbte Immobilie

Ohne Erbnachweis kein Grundbuchvollzug. Nach § 35 Abs. 1 Satz 2 GBO genügt statt eines Erbscheins auch ein notarielles Testament oder ein Erbvertrag zusammen mit der Eröffnungsniederschrift des Nachlassgerichts. Das spart die wertabhängige Erbscheinsgebühr. Der Vorbehalt steht im selben Absatz: Hält das Grundbuchamt die Erbfolge dadurch nicht für nachgewiesen, kann es trotzdem einen Erbschein verlangen. Ist das Grundstück oder der Anteil daran weniger als 3.000 € wert und wäre der Erbschein nur mit unverhältnismäßigem Aufwand zu beschaffen, kann sich das Grundbuchamt nach § 35 Abs. 3 GBO auch mit anderen Beweismitteln begnügen.

Baudenkmal

Bis zum 31. Dezember 2026 sind Baudenkmäler von § 80 Abs. 3 bis 7 GModG ausgenommen, also von der Pflicht, einen Energieausweis auszustellen, vorzulegen und zu übergeben. Ab dem 1. Januar 2027 gilt diese Ausnahme nach der geänderten Fassung des § 79 Abs. 4 GModG nicht mehr. Wer den Verkauf über den Jahreswechsel plant, sollte die Beschaffung des Ausweises einkalkulieren, statt sich auf die alte Rechtslage zu verlassen.

Teilflächenverkauf

Sobald nicht das ganze Flurstück verkauft wird, kommt zur Papierbeschaffung ein Vermessungsauftrag. Die Teilungsvermessung ist kostenpflichtig, terminabhängig und muss vor der Beurkundung stehen. Rund 4.200 € nennt Rheinland-Pfalz für den Durchschnittsfall; die tatsächlichen Sätze sind Landesrecht.

Häufige Fragen (FAQ)

Welche Unterlagen sind beim Hausverkauf gesetzlich Pflicht und welche nur nützlich?

Bußgeldbewehrte Pflicht sind nur der Energieausweis und die Pflichtangaben im Inserat. § 80 Abs. 4 GModG verlangt die unaufgeforderte Vorlage spätestens bei der Besichtigung und die Übergabe unverzüglich nach Vertragsschluss, § 87 Abs. 1 GModG die Angaben in der Anzeige. Beides ist nach § 108 GModG mit bis zu 10.000 € Geldbuße bedroht. Alle übrigen Dokumente sind nicht vorgeschrieben, entscheiden aber über Finanzierung, Fälligkeit und Preis.

Wo bekomme ich die Unterlagen und was kostet das?

Der Grundbuchauszug kommt vom Grundbuchamt und kostet bundeseinheitlich 10,00 € als Papierausdruck, 20,00 € beglaubigt und nur 5,00 € als unbeglaubigte elektronische Datei (KV Nr. 17000 bis 17003 GNotKG). Flurkarte und Flurstücksnachweis kommen vom Vermessungs- und Katasteramt und folgen Landesrecht; in Brandenburg sind es 22,00 € für die Liegenschaftskarte bis DIN A3 und 11,00 € für den Flurstücksnachweis. Baupläne, Baugenehmigung und Baulastenauskunft liegen bei der Bauaufsichtsbehörde und kosten eine Verwaltungsgebühr nach kommunaler Satzung. Bei Eigentumswohnungen liefert der Verwalter.

Wie lange dauert es, die Unterlagen zusammenzustellen?

Belastbare bundesweite Zahlen zu Bearbeitungszeiten der Ämter gibt es nicht, jede kursierende Tagesangabe ist geschätzt. Planen Sie stattdessen nach Abhängigkeiten: Zuerst anfordern, was von Dritten kommt, also Katasterauszug, Bauakteneinsicht, Baulastenauskunft, Energieausweis und Verwalterunterlagen. Die gesetzlich fixierten Wartezeiten liegen am Ende des Prozesses, nämlich drei Monate für das gemeindliche Vorkaufsrecht und zwei Wochen für den Vertragsentwurf beim Verbraucher.

Welche Unterlagen verlangt die Bank des Käufers?

Eine gesetzliche Liste existiert nicht. Aus § 5 BelWertV folgt aber, dass das Objekt besichtigt und das Gutachten auf rechtliche und tatsächliche Objekteigenschaften, Dienstbarkeiten und Nutzungsbeschränkungen gestützt werden muss. In der Praxis fordern Banken deshalb Grundbuchauszug, Flurkarte, Baupläne, Wohnflächenberechnung, Fotos, Energieausweis und bei Vermietung die Mietaufstellung an. Bis zu einem abzusichernden Darlehensbetrag von 600.000 € genügt nach § 24 BelWertV eine vereinfachte Wertermittlung ohne förmliches Gutachten.

Welche Unterlagen braucht der Notar für den Kaufvertrag?

Zwingend sind nach § 20 Abs. 1 GrEStG Name, Anschrift, Geburtsdatum und steuerliche Identifikationsnummer beider Parteien sowie die Bezeichnung des Grundstücks nach Grundbuch und Kataster, Größe, Bebauungsart, Anteile und Kaufpreis. Dazu kommen der aktuelle Grundbuchinhalt, bei Wohnungen Teilungserklärung und Verwalterzustimmung, im Erbfall der Erbnachweis und die Daten der Gläubigerbanken für die Lastenfreistellung. Nach § 16a GwG darf der Kaufpreis nicht bar oder in Krypto, Gold, Platin oder Edelsteinen gezahlt werden; oberhalb von 10.000 € ist die bargeldlose Zahlung nachzuweisen.

Was passiert, wenn eine Unterlage fehlt?

Drei Dinge, je nach Dokument. Fehlen Objektunterlagen, kann die Bank des Käufers den Beleihungswert nicht ermitteln und die Finanzierungszusage verzögert sich. Fehlt eine Fälligkeitsvoraussetzung wie das Negativzeugnis der Gemeinde, die Verwalterzustimmung nach § 12 WEG oder die Sanierungsgenehmigung nach § 144 BauGB, wird der Kaufpreis nicht fällig, obwohl beurkundet ist. Und fehlt eine Angabe für den Vertragsentwurf, startet die Zwei-Wochen-Frist des § 17 Abs. 2a BeurkG später, der Notartermin rutscht also nach hinten.

Welche zusätzlichen Unterlagen brauche ich beim Verkauf einer Eigentumswohnung?

Sechs WEG-Dokumente kommen hinzu: Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung, der von der Baubehörde beglaubigte Aufteilungsplan und die Abgeschlossenheitsbescheinigung (§ 7 Abs. 4 WEG), die Jahresabrechnungen und der Wirtschaftsplan (§ 28 Abs. 1 und 2 WEG), der Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen (§ 28 Abs. 4 WEG) und die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG). Enthält die Teilungserklärung eine Veräußerungsbeschränkung, brauchen Sie zusätzlich die Zustimmung des Verwalters; ohne sie sind Veräußerung und Verpflichtungsgeschäft nach § 12 WEG unwirksam.

Brauche ich beim Verkauf eines unbebauten Grundstücks einen Energieausweis?

Nein. § 80 Abs. 3 Satz 1 GModG knüpft die Ausstellungspflicht an den Verkauf eines bebauten Grundstücks oder von Wohnungs- und Teileigentum. Beim unbebauten Grundstück treten dafür andere Unterlagen in den Vordergrund: Auskunft zum Bebauungsplan, Erschließungsnachweise, Altlasten- und Baulastenauskunft sowie die Bodenrichtwertauskunft nach § 196 BauGB.

Wie alt darf der Grundbuchauszug beim Hausverkauf sein?

Eine gesetzliche Höchstfrist existiert nicht. Maßgeblich ist die Erwartung von Bank und Notar, und die richtet sich nach dem Zweck: Für die Vermarktung reicht ein bestehender Auszug, für Beleihungswertermittlung und Beurkundung wird ein aktueller Stand herangezogen. Weil ein Kaufinteressent selbst kein berechtigtes Interesse nach § 12 Abs. 1 Satz 1 GBO darlegen kann, ist er darauf angewiesen, dass Sie den Auszug liefern oder der Einsicht zustimmen.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an Steuerberater bzw. Fachanwalt.

Nächster Schritt: die Mappe steht, jetzt kommt der Preis

Vollständige Unterlagen sind kein Selbstzweck. Sie sind das, was den Unterschied zwischen einer Verhandlung über Fakten und einer Verhandlung über Risikoaufschläge ausmacht. Wer auf jede Frage ein Dokument legen kann, verhandelt anders als jemand, der auf drei von zehn Fragen mit „das müsste ich nachsehen" antwortet.

Sinnvoll ist deshalb diese Reihenfolge: erst die Dokumente anfordern, die von Ämtern und vom Verwalter kommen, dann den Energieausweis prüfen oder neu ausstellen lassen, dann den Preis bestimmen und erst danach inserieren. Wer den Marktwert kennt, bevor der erste Interessent anruft, muss nicht raten, welcher Abschlag berechtigt ist und welcher nicht.

Für den Verkaufspfad ist eine kostenlose Wertermittlung durch geprüfte Regionalmakler der schnellste Weg zu einer belastbaren Preisspanne. Wer den örtlichen Markt kennt, weiß auch, welche Unterlagen Käufer und Banken dort tatsächlich sehen wollen.

Für den Eigenverkauf liefert die Gebäudeanalyse von reduco.ai die Datengrundlage: welchen energetischen Zustand Ihr Objekt hat, welche Effizienzklasse daraus folgt und welche Modernisierungen sich vor dem Verkauf noch rechnen. Beide Wege setzen dieselbe Unterlagenmappe voraus, die oben steht.